«Ti mando l'offerta» e la trattativa si ferma lì

La telefonata è andata bene. Il cliente ha fatto la domanda che aspettavi da venti minuti, quanto costa, e tu hai risposto con la frase che diciamo tutti: ti preparo un'offerta e te la mando.

Quella frase è il punto esatto in cui la trattativa smette di muoversi.

Il tempo morto che nessuno mette in pipeline

Il preventivo, in quasi tutte le aziende che ho visto, lo sa fare una persona. Il listino aggiornato ce l'ha lei. Gli sconti che si possono concedere li sa lei. Le combinazioni di prodotto che funzionano insieme, pure.

Se quella persona è in ferie, in visita da un cliente o semplicemente ha altre due offerte davanti, la tua parte da fare tra la telefonata e la mail non è più mezz'ora di lavoro: è un posto in coda.

Poi c'è il metodo con cui l'offerta nasce davvero, che nessuno racconta volentieri. Si apre l'ultima simile, si cambia l'intestazione, si aggiustano le righe. Ogni tanto dentro resta un prezzo dell'anno scorso, o una condizione di pagamento che non concedi più. Te ne accorgi quando il cliente firma, e a quel punto il documento sbagliato è quello valido.

Intanto la trattativa siede in pipeline nella fase generica dove finisce tutto quello che è partito ma non si è ancora chiuso. È la fase «in trattativa» che dura tre mesi perché ci stanno dentro cinque situazioni diverse, e una di queste è banalmente "sto aspettando che qualcuno mi faccia il prezzo".

Un'offerta è un pezzo del processo, non un allegato

Il PDF che mandi al cliente arriva alla fine. Prima ci sono decisioni: quali righe metti, in che quantità, a che prezzo, con quanto sconto, con che validità, chi le ha autorizzate.

Se quelle decisioni vivono in un file sul portatile di qualcuno, il CRM non le vede. Sa che esiste una trattativa aperta e sa quanto vale, più o meno, perché il numero l'ha scritto a mano il commerciale. Non sa cosa hai promesso.

Ed è quel dettaglio che si paga sei mesi dopo, quando il cliente chiama per un rinnovo e nessuno riesce a ricostruire su quale versione dell'offerta vi eravate accordati.

Costruirlo una volta, senza rifare i conti

Il modulo dei preventivi (a richiesta, come gli altri: ne ho scritto parlando di quando conviene aggiungere un pezzo) sposta quel lavoro dentro il CRM.

Il catalogo dei prodotti e i listini stanno lì. Apri la trattativa, aggiungi le righe che servono, indichi le quantità. Il prezzo lo tira fuori il listino giusto per quel cliente, con le fasce di quantità se le hai previste. Le combinazioni che vendi sempre insieme si aggiungono in blocco, invece di essere ricopiate riga per riga.

Totale, sconto e margine si aggiornano mentre scrivi. Il documento si genera dal CRM e parte dalla casella di posta collegata, e resta attaccato alla trattativa con il suo numero di versione. Se il cliente chiede una modifica dopo aver accettato, si apre una revisione nuova: quella accettata rimane com'era, e tra sei mesi si può ancora leggere.

La differenza pratica la misuri in una cosa sola. Chi ha fatto la telefonata può mandare l'offerta da solo, il giorno stesso, senza chiedere niente a nessuno.

Lo sconto, che è il punto dove si litiga

«Fammi il quindici e chiudo oggi». Qui succede la parte interessante.

Sopra una certa soglia lo sconto richiede un ok, e va bene così. Il problema di sempre è che quell'ok si chiede su WhatsApp, arriva a voce, e nessuno se lo ricorda quando il margine di fine anno non torna.

Dentro il CRM la soglia la decidi tu, la richiesta parte dal preventivo e l'approvazione resta scritta accanto all'offerta a cui si riferisce. Il commerciale non deve scoprire in che riunione è finito il capo. E chi approva vede il margine di quella riga, mentre chi non deve vederlo continua a non vederlo: i permessi sul campo valgono anche qui.

Cosa costa farlo bene

Tre cose, e conviene saperle prima.

La prima è che serve un listino vero. Se i prezzi reali oggi stanno in tre fogli diversi con l'ultimo aggiornamento a memoria, il preventivo automatico erediterà quel disordine e lo stamperà più in fretta. Mettere ordine nel catalogo è qualche giorno di lavoro noioso, prima, e non lo fa il software al posto tuo.

La seconda è che le soglie di sconto sono una scelta commerciale, non un parametro tecnico. Deve prenderla chi vende, sapendo che una soglia troppo bassa trasforma ogni trattativa in una pratica da autorizzare.

La terza è il rischio di irrigidire. Se ogni riga fuori listino richiede tre passaggi, i commerciali tornano a Word entro un mese e non te lo dicono. Poche regole che tengono valgono più di un impianto perfetto che tutti aggirano.

Rispondere prima, e dire sempre lo stesso numero

Non si tratta di avere il PDF più bello del settore. Si tratta di due cose concrete.

Tra il «ti mando l'offerta» e il documento in mano al cliente passa il tempo di un caffè, invece del giro di attese che conosci. E quello che gli hai mandato è lo stesso numero che trovi nel CRM tre mesi dopo, con dentro chi ha autorizzato cosa.

Il resto della trattativa continua a dipendere da te, dal prodotto e dal prezzo. Ma almeno smette di dipendere da chi ha il listino aggiornato sul portatile.