Il prezzo per utente è la parte facile

Hai due preventivi sul tavolo e uno costa la metà dell'altro per utente al mese. Ci metti dieci secondi a capire quale conviene.

Passa un anno e il conto si è ribaltato. Non perché qualcuno ti abbia mentito: quella riga era vera. Solo che era la parte piccola.

L'unica riga che sai confrontare

Il canone per utente è comodo per un motivo semplice. È l'unico numero che i fornitori scrivono nello stesso formato, quindi è l'unico che puoi mettere in colonna su un foglio.

Tutto il resto sta sotto la voce «a preventivo». Che vuol dire: esiste, si paga, e saprai quanto quando lo chiederai. Cioè fra tre mesi, quando l'amministrazione ti dirà che così non va.

Un listino non è un imbroglio. È un documento costruito per essere confrontato, e le aziende lo compilano sapendo su quale riga guarderai.

Le tre voci che il listino non ha

Il costo di un CRM, a due anni, si divide più o meno così.

Far entrare la tua azienda dentro il software. Campi che ti servono e non ci sono, fasi della pipeline che si chiamano come le chiami tu, permessi diversi per chi vende e chi fattura, il layout della scheda cliente che mostra le cose giuste per il tuo mestiere. Nessuno di questi lavori è enorme. Sono venti cose piccole, e le venti cose piccole sono il progetto.

Collegarlo a quello che già usi. Il gestionale, le fatture, l'e-commerce, il foglio del magazzino che tiene in piedi mezza azienda. Ogni collegamento è un lavoro a sé, e di solito è la voce che nessuno stima prima.

Chi fa quelle due cose. Qui si decide tutto il resto, ed è la domanda che quasi nessuno fa in fase di scelta.

Il moltiplicatore si chiama «chiedi al partner»

Il modello classico dei grandi CRM è la licenza a prezzo contenuto più una rete di partner certificati che fa il lavoro di configurazione.

Ha una sua logica, e va riconosciuta: quei prodotti sono enormi, coprono settori diversissimi, e servono davvero persone specializzate per configurarli bene. Un'azienda da mille dipendenti in quella rete ci trova competenze che nessun fornitore singolo avrebbe.

Per una PMI da quindici persone il conto cambia natura. Ogni campo nuovo, ogni automazione, ogni collegamento diventa una richiesta, una stima, un preventivo e un'attesa. Non per cattiveria: chi fa quel lavoro lo fa a giornate, e le giornate si pagano.

Il risultato pratico è che il tuo CRM ha un rubinetto, e il rubinetto è in mano a qualcun altro.

Il costo che non finisce in nessuna fattura

C'è una voce che non compare mai, e secondo me è la più cara di tutte: le modifiche che non chiedi.

Funziona così. Ti serve un campo per segnare da dove arriva un lead. Sai che va chiesto, stimato, approvato, aspettato. Quindi lasci perdere e lo scrivi nelle note. Sei mesi dopo nessuno sa più quale canale porta clienti veri, e la decisione su dove mettere il budget la prendi a naso.

Moltiplica per venti richieste rimandate. Ti ritrovi con un CRM fermo al giorno dell'attivazione mentre l'azienda si è mossa, e quasi sempre viene archiviato come «lo strumento non era adatto». Quando il problema era che modificarlo costava troppo per valerne la pena.

Per questo aggiungere un campo dovrebbe essere una cosa da pannello, non una pratica. Non è comodità. È quello che decide se lo strumento resta agganciato alla tua azienda o si stacca.

Tre domande prima di firmare

Sono corte e scomode, e le risposte valgono più di qualsiasi tabella comparativa.

«Questo campo chi lo aggiunge, io o voi? E in quanto tempo?» Falla su una cosa che ti serve sul serio, durante la valutazione. Il tempo che ci mettono lì è il tempo che ci metteranno sempre.

«Il collegamento col nostro gestionale è dentro o è a preventivo?» Se la risposta è a preventivo, chiedi l'ordine di grandezza subito. È una domanda legittima e la risposta ti dice molto anche su chi hai davanti.

«Il secondo anno quanto costa?» Rinnovi, moduli che nel primo anno erano in promozione, giornate di assistenza. Il primo anno è quasi sempre il più economico dei tre.

Sono le stesse cose che vengono fuori se provi il software coi tuoi dati veri invece che con quelli della presentazione.

Cosa costa il nostro modo di farlo

Noi il lavoro di configurazione lo mettiamo dentro, invece di venderlo a giornate: pipeline, migrazione, permessi, le venti cose piccole. È il motivo per cui insieme allo strumento arriva chi lo imposta.

Ha un prezzo anche questo, e conviene dirlo. Siamo una squadra piccola: non troverai un marketplace con trecento connettori pronti né una rete di partner in ogni provincia, e se cerchi quello ti serve un altro fornitore. I moduli come CPQ, marketing avanzato o gli agenti restano a richiesta, non regalati dentro il canone base. E un CRM che si modella su di te richiede che tu ci dica come lavori, che è un'ora di lavoro tua che il template preconfezionato non ti chiede.

Lo scambio è questo, detto chiaro: meno scelta di ecosistema, meno attriti su ogni modifica.

Chiedi il totale a tre anni

Quando confronti due offerte, la riga per utente mettila pure sul foglio. Poi aggiungi sotto quattro voci che nessuno ti darà stampate: configurazione iniziale, integrazioni, chi le mantiene, e cosa succede quando fra otto mesi cambi il modo di vendere.

Se un fornitore quel totale te lo sa fare, sa anche come lavorerà con te. Se si allunga sulle prime tre voci e sorvola sulla quarta, hai già capito quanto costa davvero.